Come scrivere una proposta commerciale

Durante un processo di vendita, c’è una pratica obbligatoria che non tutti riescono a svolgere nel modo corretto: scrivere una proposta commerciale e inviarla. Una proposta commerciale è un’offerta da inviare ad un determinato cliente, che sia convincente ed efficace, utile per concludere la vendita.

La proposta commerciale rappresenta uno degli step finali di qualsiasi strategia di vendita e, molto spesso, è fonte di stress e di agitazione per chi è alle prime armi o per chi non ha le giuste competenze nella vendita.

La preparazione di un’offerta avviene solitamente tra aziende e fornitori di servizi, tuttavia, negli ultimi anni sempre più lavoratori autonomi devono confrontarsi con la redazione di una proposta commerciale.

Data la difficoltà e l’importanza di questo documento, è consigliato seguire alcuni suggerimenti che aiutano a scrivere proposte commerciali funzionali, capaci di convertire i potenziali clienti (leads) in clienti.

Che cos’è una proposta commerciale

Una proposta commerciale è un documento che presenta il venditore, descrive cosa offre e quali risultati si ottiene con l’acquisto, oltre a definire i costi del cliente. Le proposte commerciali non sono utilizzate in ogni decisione di acquisto, ma durante i processi di vendita complessi o in processo con grandi organizzazioni. 

Ci sono alcuni aspetti da considerare prima di redarre una proposta commerciale:  

• Il prospect è intenzionato a portare avanti il progetto? 
• Il potenziale cliente ha il budget per acquistare la tua soluzione?
• Sei obbligato a presentare una proposta commerciale?

Una proposta commerciale deve essere personalizzata e diretta al potenziale cliente al quale la stai proponendo, tuttavia, è possibile sviluppare un modello standard da sistemare in base alle proprie esigenze.

Come scrivere una proposta commerciale: 8 consigli utili 

1. La proposta commerciale deve essere redatta in 1 o massimo 2 pagine; 
2. Deve essere indirizzata ai referenti correnti;
3. I prodotti devono essere separati dai prezzi;
4. Bisogna inserire un’ampia gamma di soluzioni da poter scegliere;
5. Il linguaggio della proposta commerciale deve essere semplice e adatto al target del potenziale cliente;
6. Durante la scrittura della proposta è consigliato utilizzare le pratiche di copywriting;
7. Si consiglia di includere vecchie testimonianze dei clienti;
8. Inserisci alla fine le informazioni sull’azienda;
   

Prepara la proposta commerciale dopo le conversazioni sostenute con il potenziale cliente, così da comprendere quale problema cerca di risolvere e qual’è la migliore soluzione da offrire.

La proposta commerciale deve contenere le specifiche dell’accordo, i prodotti e i prezzi proposti e deve mostrare al potenziale cliente quali sono i risultati che potrebbe ottenere con le tue soluzioni. 

Prima di scrivere la proposta commerciale è fondamentale conoscere il budget del potenziale cliente, così da evitare l’invio di un preventivo di massima. Inoltre, è consigliato chiedere al prospect le tempistiche, ovvero quando ha bisogno di ottenere dei risultati dopo l’acquisto di un servizio/prodotto. Conoscendo le tempistiche, è possibile soddisfare realmente le aspettative del cliente.

Come scrivere una proposta commerciale: gli elementi 

La presentazione

La presentazione dell’azienda è un elemento fondamentale e rappresenta un breve paragrafo introduttivo molto utile per i potenziali clienti.  La presentazione, in base allo scopo della proposta, deve sottolineare un particolare aspetto del lavoro o un particolare successo. Questo paragrafo deve essere breve e molto chiaro. 

Sintesi della proposta

In questa sezione è bene fornire una panoramica dei servizi che si vuole offrire al cliente, senza scendere nei dettagli. Non è un paragrafo che serve a vendere, ma aiuta ad illustrare gli aspetti importanti del lavoro offerto e la tipologia di servizi e prodotti che si vuole offrire al prospect. 

In questa sezione è bene scegliere gli elementi identificativi aziendali che si adattano meglio al potenziale cliente, ma è fortemente consigliato non superare la metà pagina di lunghezza.

Contenuto della proposta commerciale 

Negli ultimi anni, le tecniche di scrittura del contenuto sono diventate importanti anche nelle proposte commerciali, con lo scopo di coinvolgere ulteriormente il lettore e creare un rapporto più umano.  La connessione emotiva con il prospect la si instaura nella presentazione e sintesi aziendale.

La proposta commerciale: come farla

Dopo aver raccontato al potenziale cliente cosa si intende fare per lui, si passa alla sezione clou della proposta commerciale: in questa sezione si va a spiegare come lavora il team e da chi è composto, come sono divisi i ruoli di ognuno e si definiscono le tempistiche del lavoro. 

Questa sezione è estremamente importante per proteggere il proprio lavoro, in particolar modo se si intende offrire un servizio a lungo termine e complesso. Bisogna, dunque, rendere trasparente tutte le informazioni relativi agli orari di lavoro, metodi e tempistiche di ogni passaggio. In questo modo, in futuro, il cliente non potrà modificare la deadline inserita e firmata sulla proposta commerciale. 

I costi: la pagina più importante 

I costi sono inseriti, solitamente, nell’ultima pagina della proposta commerciale ma rappresentano la prima pagina che il potenziale cliente andrà a visitare. Per questo motivo, la pagina deve essere curata con cura e deve fornire indicazioni precise su tutte le voci di spesa. Queste ultime devono essere motivate, ben documentate e comprensivi di IVA. 

In questa pagina bisogna specificare tutto ciò che può contribuire a modificare il costo finale, così da evitare la sgradevole sorpresa di eventuali spese nascoste. Quando un servizio prevede l’aggiunta o la modifica di elementi che possono modificare il costo finale, è necessario preparare diverse tabelle che pianificano le diverse offerte nel dettaglio: generalmente si identifica un servizio di base, caratterizzato da un costo minore, un servizio intermedio che è caratterizzato dal miglior rapporto qualità-prezzo, e un servizio di alto livello. 

Conclusioni e Accordo: dove far firmare il potenziale cliente

Solitamente, all'interno dell’ultima pagina si inserisce una sezione dedicata alla conclusione e una sezione dedicata alle firme. Le conclusioni si realizzando riassumendo in un breve paragrafo la proposta commerciale e inserendo l’accordo tra le due parti con le firme e i disclaimer. 

Prima di inserire le firme, è bene far rivedere l’accordo comprensivo di documenti, ad un consulente esperto, così che tutti i documenti siano ben strutturati e possano essere considerati validi. Generalmente, il potenziale cliente chiede la revisione anche da parte di un suo consulente, per un’ulteriore verifica prima delle firme.