Rivoluzionare la gestione delle spese di viaggio aziendali: l'era delle soluzioni digitali

In un'azienda, tenere sotto controllo, ottimizzare e gestire le spese è un'attività complessa, che richiede massima precisione, attenzione e un monitoraggio continuo.

Infatti, in qualsiasi contesto produttivo o commerciale, anche se di piccole dimensioni, è importante definire un budget ed evitare il più possibile sia di sforarlo, sia di commettere errori che potrebbero tradursi in inutili sprechi economici.

Tuttavia, controllare in tempo reale le spese aziendali, soprattutto nel caso di un'impresa in cui vengono spesso organizzati dei viaggi di lavoro, non è per niente semplice, anche perché in questi casi l'esigenza è quella della flessibilità e della possibilità di gestire rapidamente gli imprevisti.

Per un ufficio amministrativo, quantificare correttamente le indennità destinate al business travel comporta non poche difficoltà, poiché le spese da sostenere durante un viaggio di lavoro sono soggette a diverse variabili, spesso non prevedibili.

Semplificare il controllo del business travel con gli strumenti digitali

Semplificare le operazioni di pianificazione, controllo e gestione delle spese di viaggio aziendali non è certo impossibile.

In particolare, il percorso di digitalizzazione che molte aziende stanno affrontando, l'utilizzo di applicazioni mobili, software gestionali e strumenti di pagamento elettronici o virtuali, viene oggi in aiuto anche nel contesto del business travel.

Software gestionali per la gestione delle trasferte

Le piattaforme di travel management utilizzate dalle aziende possono essere personalizzate e permettono di ottimizzare l'organizzazione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, di definire il budget e di ricevere le note spese tramite l'app disponibile per i dipendenti in trasferta.

Questo tipo di software lavora tramite cloud, con la possibilità di interazione da parte dei lavoratori in viaggio, i quali possono inviare scontrini, fatture e documenti, e di gestire e modificare i limiti di spesa da parte dell'amministrazione.

Inoltre, una piattaforma gestionale può essere collegata agli strumenti di pagamento elettronico, come le carte aziendali di credito e di debito e le carte prepagate, permettendo agli uffici amministrativi di analizzare e verificare immediatamente ogni spesa, e di intervenire in caso di costi imprevisti o altri problemi

Carte aziendali da controllare e gestire a distanza: come sceglierle

Dotare i trasfertisti di una carta aziendale connessa ad un sistema di travel management, è una soluzione innovativa e funzionale, che offre il duplice vantaggio di monitorare i costi e di tutelare i dipendenti dalle spese fuori budget.

Tramite i software di travel management è possibile tenere sempre traccia in tempo reale di ogni movimento relativo all'uso delle carte aziendali e, se necessario, autorizzare i trasfertisti ad ulteriori spese, evitando loro il disagio di anticipare i pagamenti.

In un periodo dove il cashless è ormai il metodo di pagamento più diffuso, una soluzione sicuramente versatile e di facile accesso è quella di ricorrere ad una carta di credito o prepagata o, meglio ancora, ad una carta virtuale. Si tratta di una carta di debito totalmente digitale che consente di effettuare ogni tipo di pagamento, sia di persona che online, e di monitorare e gestire le spese in tempo reale utilizzando le applicazioni dedicate.

Che cos'è e come funziona una carta virtuale?

Sebbene la procedura di utilizzo per acquisti e pagamenti rimanga invariata, la carta virtuale si differenza da una normale carta di credito sotto diversi aspetti:

Diversamente da una carta di credito tradizionale, una carta virtuale non prevede alcun supporto fisico, escludendo il rischio di smarrimento e di furto;

In merito alle sue qualità di sicurezza, la carta virtuale consente di fare acquisti online in tutta tranquillità, anche in valuta estera;

La carta virtuale permette di controllare i movimenti del conto corrente di riferimento, ricevendo una notifica ogni volta che viene effettuato un pagamento;

Collegandola con Google Pay o con Apple Pay, la carta virtuale può essere utilizzata anche per fare shopping in qualsiasi negozio tradizionale, evitando così di portare con sé una carta fisica;

Le carte virtuali sono accessibili solo dal relativo conto corrente e possono essere bloccate in qualsiasi momento.

Digitalizzazione e gestione del business travel

Gli strumenti digitali di pagamento sono pratici e sicuri, consentono la tracciabilità di ogni transazione e hanno favorito una maggiore propensione verso l'e-commerce.

Coloro che scelgono di attivare un conto corrente di ultima generazione, possono ottenere tutte le carte virtuali di cui hanno bisogno, e utilizzarle per fare acquisti online e nei negozi fisici, connettendole ad Apple o Google Pay.

L'estrema semplicità di utilizzo e l'adattabilità di questo tipo di soluzioni ne ha fatto uno strumento indispensabile anche nel contesto del business travel in merito ad una serie di interessanti vantaggi:

Acquistare e gestire senza difficoltà ogni tipo di prodotto digitale, facilitando la pianificazione delle campagne di marketing online e l'accesso a piattaforme web dedicate alla formazione;

Velocizzare le operazioni di acquisto di strumenti e materiale per il lavoro, considerando che in un'azienda i prodotti per l'ufficio e gli articoli di informatica rappresentano una voce importante del bilancio e che gli store online offrono sempre ottime offerte e promozioni;

Le carte virtuali, in particolare, sono fondamentali per la gestione economica del business travel, in quanto sempre utilizzabili: dall'acquisto di biglietti aerei e ferroviari alla prenotazione di alberghi, ristoranti e sale congressi. Sono lo strumento ideale per agenti di commercio, tecnici in trasferta, team operativi in viaggio e in tutte quelle occasioni in cui un imprenditore o i suoi collaboratori si trovano fuori sede.