Differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione
La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti cartacei sono i due volti della stessa medaglia anche se, molto spesso, i termini vengono interpretati erroneamente come sinonimi. Oggi vedremo perché hanno significati differenti anche se, di fatto, risultano essere molto vicini tra loro. Lo faremo a partire dall’analisi del fenomeno pubblico che sta investendo aziende, organizzazioni e amministrazioni: la grande transizione volta ad abolire la conservazione cartacea dei documenti in favore di quella digitale.
Cos’è la dematerializzazione?
Quando parliamo di dematerializzazione dei documenti e loro digitalizzazione per la conservazione ci riferiamo ad una serie di processi che avvengono tramite supporti digitali, device e software orientati all’efficienza e alla sicurezza. La dematerializzazione sta diventando un concetto popolare anche tra i singoli individui che si rapportano con aziende e organizzazioni attraverso processi più rapidi e semplificati che, quindi, comportano vantaggi a livello generale in termini di efficienza e risparmio, anche ambientale.
Che differenza c’è con la digitalizzazione?
In particolare la dematerializzazione dei documenti è il procedimento tramite cui un documento cartaceo viene convertito in formato digitale in ottica di conservazione in un cloud virtuale dedicato. Per dematerializzare un documento possono servire scanner complessi e professionali ma anche i cittadini possono effettuare questa operazione utilizzando un comune smartphone. La dematerializzazione, quindi, può essere definita come la conversione del documento originale cartaceo finalizzata alla conservazione digitale.
Al contrario, la digitalizzazione è il processo grazie al quale una procedura di comunicazione documentale passa dall’avvenire in forma tradizionale cartacea ad una forma nuova e semplificata, interamente virtuale. Un esempio di digitalizzazione è l’emissione delle bollette via mail, la compilazione della fattura elettronica o l’invio dell’attestato di rischio online da parte delle compagnie assicurative.
Vantaggi e benefici
La combinazione tra digitalizzazione e dematerializzazione offre una serie di vantaggi tra cui esentare le amministrazioni e delle aziende dai costi gravosi derivanti dalla carta. Questa non deve essere intesa solo dal punto di vista dei consumi ma anche da quello dell’archiviazione per cui questi processi riducono costi e spazi.
Inoltre, favorisce una migliore ricerca all’interno degli archivi, un fattore che costituisce un enorme vantaggio in termini di tracciatura, rilevazione e organizzazione dei processi di gestione interni. Di conseguenza migliora anche la trasmissione e la comunicazione dei documenti dal momento che permette un rapido rilevamento ed un invio massivo in tempi rapidissimi.
Il tutto permette anche di abbattere i costi di spedizione che per molte organizzazioni costituiscono una voce di spesa piuttosto impattante. Da un punto di vista organizzativo, inoltre, digitalizzazione e dematerializzazione promuovono la miglior gestione del personale dedicato alla gestione documentale e alla conservazione degli archivi.
In conclusione, le organizzazioni e le aziende che si dotano di software e di strumenti di automazione, digitalizzazione e dematerializzazione sono in grado di elevare i livelli di input ed output. Grazie a questa transizione possono perciò sperimentare un grado di efficienza essenziale volto a garantire una costante crescita aziendale.
