Come realizzare un evento online di successo

Il settore degli eventi produce ogni anno miliardi di euro e coinvolge, in Italia, quasi 600mila addetti ai lavori. Si tratta di un settore duramente colpito dalla pandemia e grazie alla tecnologia è stato possibile cambiare ancora una volta le modalità e l’organizzazione degli eventi.

Attualmente, l’esigenza del distanziamento fisico ha fatto assistere a un’accelerazione del processo di ricerca di nuove forme d’interazione e molte aziende hanno puntato tutto il loro budget sugli eventi digitali grazie a nuove tecnologie in grado di garantire un maggior coinvolgimento delle persone.

Secondo alcuni esperti, in futuro il settore degli eventi diventerà del tutto digitale o ibrido e consentirà si coinvolgere un audience sempre più ampio, seppur con tempi e costi organizzativi contenuti. 

Come organizzare un evento digitale online successo

Nonostante fino a poco tempo prima dell’emergenza sanitaria del covid-19 gli eventi digitali erano poco considerati nel settore musicale e imprenditoriale, questi eventi esistono dal 1993 e il primo live stream ha generato milioni di visualizzazione. 

Gli aggiornamenti tecnologici che abbiamo oggi, nel 2021, hanno permesso di integrare nuove modalità di connessione con il proprio pubblico e di realizzare tour virtuali, concerti in streaming, interviste, corsi di formazione tanto altro. 

I principali vantaggi degli eventi digitali riguardano la riduzione dei costi organizzativi, l’accessibilità degli eventi e luna netta riduzione dell’inquinamento. Attualmente gli eventi digitali sostituiscono pian piano fiere, concerti, aule e locali di aggregazione sociale. Tuttavia, per organizzare un evento digitale che abbia successo è necessario avere in mente la tipologia di evento da realizzare e tutti gli elementi che lo rendono efficace. 

Tipologie di eventi online

Un evento online può essere realizzato per diversi scopi e, per questo motivo, abbiamo deciso di elencare le diverse tipologie di eventi virtuali che è possibile realizzare a nome di una o più aziende, brand, personaggi famosi e in base allo scopo principale. 

• Tutorial 

I tutorial sono eventi online adatti a chiunque vendi dei prodotti o servizi che necessitano di spiegazioni e aggiornamenti. Rappresentano dei corsi volti a fornire suggerimenti e spunti su un determinato prodotto ma, possono essere utilizzati anche per lanciare nuovi prodotti o rispondere alle domande più frequenti del pubblico di riferimento. 

La nascita dei tutorial ha preso spunto dai video tutorial pubblicati principalmente sulle piattaforme video come Youtube, molto apprezzati dagli utenti. Tuttavia, i classici video non permettono un’interazione immediata con il pubblico, a differenza del tutorial evento. 

• Corsi di formazione

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un incremento di corsi di formazione online, webinar e workshop, perché rappresentano un formato di evento che permette alle persone d'istruirsi in qualunque luogo ed offrono una panoramica più immersiva su specifiche tematiche. I corsi di formazione live permettono di testare in tempo reale le abilità, gli strumenti e tanto altro. 

• Dietro le quinte (Behind the scene)

I tour dietro le quinte di film, concerti, delle rappresentazioni teatrali e dei musei sono diventati molto popolari, perché offrono al pubblico una visuale differente e degli scorci unici che permettono di far sognare un po’ di più e invogliano gli utenti a seguire ulteriormente i soggetti principali dell’evento. 

Un’azienda può utilizzare il formato Behind The Scene per immergere i potenziali clienti nel loro mondo e raccontare la storia aziendale, può dare un taglio più istituzionale offrendo delucidazioni sulla sicurezza o può illustrare i processi di produzione. 

• Interviste

Le interviste in live streaming rappresentano il formato più utilizzato durante il lockdown, grazie a delle sessioni di domande e risposte pubblicate sui social oppure su piattaforme esterne. 

Organizzare un evento online di successo: consigli utili

Prima di ogni grande evento è necessario creare il proprio “piano d’attacco”, una strategia ben definita che specifica gli obiettivi e il concetto chiave da sviluppare attraverso uno specifico format. 

Prima di organizzare l’evento è necessario rispondere ad alcune domande:

• Quale esperienza vuoi far vivere al pubblico?
• Qual è il budget di riferimento?
• La tipologia di evento sarà live o on demand?
• Dove trasmettere il contenuto
• L’evento sarà a pagamento o gratuito?
• In quale periodo vuoi fare l’evento?
• Sarà richiesta la registrazione per accedere all’evento? E come?
• Quale sarà la strategia di promozione? E quando avviarla?

Scegliere il momento giusto per promuovere e fare l’evento è fondamentale perché, indipendentemente dalla piattaforma e dalla tipologia di evento, è necessario conoscere la disponibilità e l’intenzione del proprio pubblico. Gli Insights dei social sono perfetti per studiare il periodo migliore. A questo, è fondamentale aggiungere lo studio dei competitors e la programmazione di eventuali eventi che potrebbero interferire con la partecipazione. 

La promozione di un evento online: consigli utili 

L’unico modo per ottenere una grande partecipazione all’evento online è realizzare una strategia di promozione mirata, determinando la “value proposition” e differenziandosi dai competiors presenti in rete.

In alcuni casi, la scelta migliore è quella di realizzare una strategia di promozione multicanale, utilizzando i social, l’advertising a pagamento e le newsletter. Il coinvolgimento degli speaker è fondamentale per aumentare e potenziare il numero di partecipanti. 

Al piano di comunicazione generale e standard realizzato per l’evento, è importante porre la giusta attenzione a 3 elementi:

• I contenuti, che devono essere unici, chiari e perfezionati. I contenuti permettono di incrementare il numero di visite su una pagina social o sulla landing page per l’iscrizione all’evento e, al tempo stesso, migliorano il posizionamento della pagina sui motori di ricerca.

• Pubblicare costantemente sui social media, perché l’evento deve essere spinto quotidianamente. In questo caso, quando possibile, è consigliato affidarsi ad influencer di settore capaci di condividere l’evento e di comunicare la mission a molte persone.

•  Attuare una campagna di fidelizzazione attraverso le newsletter promozionali, prestando attenzione all’invio di email personalizzate e strategiche che permettono di raccogliere i dati dei visitatori.

Questi consigli, assieme ad un team di professionisti, ti permettono di realizzare il tuo evento di successo. Ricorda di cercare online le migliori piattaforme di distribuzione in base a ciò che intendi comunicare durante l’evento e non dimenticare che l’interazione con il pubblico è fondamentale e non deve mai mancare.