Project Economy: la gestione dei progetti in azienda

Project Economy: la gestione dei progetti in azienda

La crisi sanitaria ed economica del 2020 ha colpito la maggior parte delle imprese globali che, per evitare troppi danni economici, hanno avviato velocemente delle strategie appositamente pensate per essere avviate in situazioni di crisi. 

Subito dopo il primo lockdown, la gestione dei progetti è diventata una questione ancora più importante, perché permette di evitare di commettere sempre gli stessi errori nell’economia del progetto che, a lungo andare, possono compromettere un’impresa.

La gestione dei progetti, o Project Management, in molti casi porta a stravolgere processi, abitudini e pratiche comuni che caratterizzano molte imprese.  Il Project Management sta cambiando e si orienta sempre di più verso l’idea di generare valore.

Questa nuova visione di gestione dei progetti ha un nome, la Project Economy (Economia del progetto), presentata nel rapporto Pulse of the Profession® 2020 da PMI, che l’ha definita come un cambiamento di paradigma fondamentale per le organizzazioni globali. 

In cosa consiste la Project Economy

La project economy può essere definita, in un modo piuttosto generalista, come un sistema che racchiude tutti quegli individui che hanno le competenze e le capacità necessarie per trasformare un’idea imprenditoriale in realtà. 

Attraverso questa nuova visione del project management, è possibile affrontare gran parte dei problemi che un’azienda affronta attraverso l’economia dei progetti. Questo sistema, richiede ai project manager, di creare e guidare team multidisciplinari e interorganizzativi, team motivati a promuovere il cambiamento.

In cosa consiste, quindi, la project economy? Si tratta di un cambiamento radicale nella cultura aziendale, un cambiamento di prospettiva dei Project Manager che riconsiderano i singoli progetti e i loro team. 

Il presidente e CEO di PMI, Sunil Prashara, in un’intervista ha affermato che tutte quelle organizzazioni che vedono la necessità di cambiare l’approccio aziendale, hanno implementato al loro interno l’economia del progetto. In un mercato globale in rapida espansione, infatti, le organizzazioni necessitano sempre più di team multinazionali, multietnici e geograficamente distribuiti. 

Secondo PMI, i team di progetto hanno anche assunto un ruolo guida nell'affrontare i cambiamenti climatici, nella revisione dell'infrastruttura organizzativa e nell'integrazione della sicurezza informatica nella strategia aziendale.

Come si applica all’interno di un’azienda

Come sappiamo, l’economia del Project Management svolge un ruolo vitale all’interno di un’impresa. Le risorse disponibili devono essere gestite in modo efficiente e un project manager deve avere le conoscenze necessarie, le abilità e tutti gli strumenti utili per svolgere il suo lavoro nel migliore dei modi. 

Le fasi dell’analisi del Project Economy sono:

  • Formulazione del problema, è in cui è importante stabilire e comprendere gli obiettivi;
  • Sviluppo di alternative, inserendo nello schema il numero di alternative
  • Flusso di cassa netto per ciascuna alternativa, che si basa sugli impatti economici in termini di variazione di ricavi e costi. 

Secondo PMI, i principi cardine per affrontare il cambiamento verso la project economy sono:

  1. Ability is agility (L’abilità è rapidità), quella rapidità di orientarsi nuovamente e progressivamente, che serve a rendere una strategia più efficace;
  2. Technology rules but people influence, ovvero, le tecnologie sono intelligenti solo quando ci sono persone che sanno governarle e gestirle;
  3. It’s a project leader’s world: la trasformazione di un’idea in realtà avviene attraverso un approccio progettuale, attraverso l’utilizzo di soft skills che, grazie alla loro trasversalità, permettono il funzionamento di organizzazioni sempre più fluide e agili. 

Project management: come creare e gestire un progetto

Prima di organizzare e gestire un progetto è fondamentale definire 4 aspetti che caratterizzano l’intera strategia da applicare: requisiti, struttura del risultato, vincoli e assunzioni. 

I requisiti comprendono tutte quelle caratteristiche che il risultato finale dovrà possedere per essere accettato e per valutare la fattibilità del progetto nella realtà. La struttura del risultato, invece, costituisce la base su cui impostare l’intero progetto. In questa fase si pianificano i tempi e i costi. 

Applicando una strategia di project economy, durante la progettazione della struttura, i talenti del team sono in grado di identificare velocemente le incertezze, i vincoli e di trovare alternative che permettono di ridurre costi e tempistiche. 

Le assunzioni riguardano principalmente l’uso di specifici strumenti, tecnologie e talenti in grado di offrire un valore aggiunto al progetto o fondamentali per la sua realizzazione. 

Successivamente, è importante definire le attività da eseguire e l’ordine in cui dovranno essere svolte, assieme all’assegnazione delle risorse. L’impostazione del progetto deve partire dai criteri di organizzazione dell’azienda. 

Tipologie di project manager

Attraverso un modello delle competenze nel Project Management, denominato Career Framework e presentato dal PMI, è possibile definire i ruoli chiave di un project manager e identificare 6 diversi livelli di ruolo:

  • Entry Level, il livello destinato a dipendenti con forti capacità comunicative, in grado di lavorare in gruppo su un progetto o di dirigere diversi progetti di secondo livello;
  • Project Manager I, un dipendente che possiede spiccate capacità organizzative, è in grado di dirigere piccoli progetti o singole fasi;
  • Project Manager II, è un grado di dirigere e selezionare un team;
  • Project Manager III, è in grado di dirigere dei progetti con alta priorità;
  • Program Manager, è in grado di gestire in maniera coordinata diversi progetti e rappresenta una posizione con un alta responsabilità. Ha alle spalle almeno 10 anni di esperienza come Project Manager di III o II livello.
  • Portfolio Manager, che rappresenta il ruolo più ambito e più alto del project management. Per ottenere questo livello è necessario avere almeno 20 anni di esperienza come Project Manager.

Conclusioni

I ruoli che un Project Manager può rivestire all’interno delle organizzazioni sono vari: dalla formazione, alla gestione diretta del protafoglio progetti, fino alla realizzazione del Project Management. 

Rappresenta un decisore chiave durante l’inizio di un progetto e per qualsiasi azione da intraprendere. Il project manager può anche essere coinvolto nella selezione, gestione e implementazione delle risorse di progetto, che siano esse condivise o dedicate.

Attraverso questo articolo abbiamo voluto descrivere il nuovo modo di fare project management, come applicare il Project Economy e come realizzare un progetto standard, fino alle diverse tipologie di Project Manager da scegliere anche in base alla struttura dell’organizzazione, che può essere molto semplice per le piccole e medie imprese fino alle organizzazioni più complesse che necessitano di una figura con anni di esperienza.

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