6 errori da non fare durante un meeting a distanza

Negli ultimi mesi il numero di meeting da remoto è aumentato esponenzialmente, a causa della crisi pandemica che ha colpito tutti i Paesi del mondo, compreso l’Italia. Grazie allo smart working e alle nuove modalità di lavoro da remoto, si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno ridotte solo al 20%. 

I remote meeting, se da un lato permettono di lavorare anche a distanza, dall’altro hanno attivato una serie di problematiche che ogni organizzazione deve affrontare e risolvere per evitare che durante i meeting ci sia una scarsa collaborazione, un aumento dello stress e un ostacolo per la comunicazione e per il processo di decision-making. 

Attualmente, le riunioni da remoto rappresentano la quotidianità ed è ormai un’esperienza comune partecipare a video-call, conference-call e in qualsiasi altra forma di remote meeting. Tuttavia, quello che in pochi sanno è che anche a distanza c’è un modo di comportarsi durante i remote meeting, evitando di perdere informazioni, tempo ed opportunità. 

In questo articolo vedremo come si organizza una riunione da remoto e quali sono i 5 errori da non fare durante un remote meeting. 

Meeting: come organizzare una riunione da remoto

Organizzare una riunione da remoto è semplice se si ha in dotazione gli strumenti tecnologici giusti: un computer con videocamera integrata e uscita audio che funzionano, un ambiente silenzioso e sobrio, delle cuffie. Questi sono gli strumenti hardware necessari, che devono essere integrati ad una buona connessione.

Successivamente è importante avere il software per videoconferenze, che si sappia utilizzare bene e che sia conosciuto e utilizzato anche dai colleghi. 

Durante le riunioni da remoto è bene collegarsi qualche minuto prima, annunciando nome e ruolo in azienda, perché non bisogna mai dare per scontato che tutti sappiano chi siamo e cosa facciamo. Generalmente, le riunioni devono essere condotte da qualcuno, che di solito è colui/colei che invia la comunicazione o l’invito sul calendar. Il conduttore o la conduttrice deve spiegare il motivo del meeting e i punti da trattare.

Alle proprie spalle, e ci riferiamo allo sfondo che i colleghi guardano durante il meeting, bisogna controllare che non ci sia nulla che possa urtare la sensibilità degli altri partecipanti, nulla di sconveniente e/o che possa recare fastidio, come ad esempio un prodotto di un competitor. L’abbigliamento durante il meeting deve essere “da ufficio”.

Di buona norma, bisognerebbe avere un canale di comunicazione secondario, da utilizzare se la comunicazione cadesse e per scambiarsi messaggi tra colleghi nel caso di dubbi o idee. E’ consigliato anche utilizzare strumenti per condividere informazioni e materiali in tempo reale, per tenere appunti e per rendere produttiva la riunione, come un documento in drive o su un altro cloud.

6 errori da evitare durante un remote meeting

Quando si effettuano dei meeting da remoto, è importante evitare di inciampare in errori che potrebbero far saltare il meeting oppure rovinare il clima di attenzione e serietà che dovrebbe crearsi al suo interno. Ecco 5 errori da evitare assolutamente durante un remote meeting:

Sovraccarico di meeting

Organizzare un meeting da remoto è molto facile e per questo motivo si tende ad abusarne, anche quando non c’è niente di serio da condividere. Le riunioni devono essere fatte per aggiornare i colleghi sull’andamento di un progetto, per condividere idee e opinioni o per creare strategie efficaci. Un sovraccarico di riunioni porta automaticamente a sfiduciare i colleghi, a perdere tempo e inevitabilmente si ottengono dei risultati molto scarsi. 

Scarsa partecipazione

La scarsa partecipazione potrebbe essere una conseguenza di un sovraccarico di riunioni. Tuttavia, durante qualsiasi meeting da remoto, le distrazioni si moltiplicano. A partire dal campanello che suona fino alle notifiche che appaiono sul desktop del pc o dello smartphone. E’ quindi fondamentale fissare dei momenti esclusivamente dedicati alle riunioni da remoto e creare delle riunioni con gruppi piccoli, così che tutti i partecipanti si sentino parte attiva dell’incontro ed evitano di distrarsi. 

Assenza di un leader/conduttore

L’assenza di un conduttore, quindi di un leader, che gestisca l’intera riunione è un errore da non fare assolutamente. La persona che convoca il meeting deve guidarlo per tutto il tempo e deve necessariamente seguire un percorso standard che, generalmente, riguarda la presentazione dell’argomento da discutere, condurre le conversazioni e quindi concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno quando necessario e in alcuni casi anche organizzare le tempistiche se ci sono più punti all’ordine del giorno. 

Non applicare un metodo condiviso

Ogni azienda deve fissare delle regole condivise tra tutti i partecipanti ad una riunione a distanza, quindi bisogna definire l’agenda, i follow up e i next steps. Queste pratiche permettono di evitare eventuali intoppi durante le riunioni e di commettere gli errori che abbiamo descritto in precedenza. 

Utilizzo di strumenti non adeguati

Quando ai dipendenti di un’azienda viene data l’opportunità di lavorare in smart working, ogni titolare e responsabile dell’azienda deve accertarsi che tutti i dipendenti hanno la possibilità di lavorare da casa, quindi che tutti dispongano di strumenti software ed hardware adatti per lavorare in smart working e condividere il proprio lavoro con tutto il team, in particolare tutto il materiale necessario per poter essere in contatto durante le riunioni.

Mancata chiarezza nell’esito

Tra i problemi più comuni che rendono inefficaci le riunioni da remoto troviamo la confusione. Durante la fine di un meeting da remoto, è molto importante essere più che attenti per capire cosa bisogna fare, il lavoro da portare a termine e quando consegnare il lavoro. Il conduttore dovrebbe anche fare un breve recap prima di terminare l’incontro per riassumere ciò che si è detto durante il meeting. 

In questo periodo dove lo smart working dura da alcuni mesi, è fondamentale comprendere come migliorare la produttività e il benessere dei propri dipendenti. Dopo ogni riunione, oppure tra un incontro e un altro, è fondamentale ascoltare le persone e utilizzare alcuni strumenti che permettono di raccogliere i dati e comprendere quali sono i sentimenti all’interno dell’organizzazione. 

Alla fine di ogni meeting bisogna poi misurare l’efficacia, il livello di partecipazione, il tempo speso durante la riunione e il livello di stress a cui ogni partecipante è stato sottoposto. Questa misurazione deve essere svolta definendo un metodo da applicare in tempo reale. 

Dopo aver raccolto tutti i dati è possibile valutare se bisogna realizzare dei percorsi di formazione e informazione per i propri dipendenti, un percorso di supporto e sostegno psicologico necessari a migliorare il loro benessere oppure un percorso mirato a migliorare la produttività da remoto.